RAPORT O POZIOMACH DZIAŁALNOŚCI - KRAJOWE ŚRODKI WYKONAWCZE

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 oraz art. 14 ust. 1 -2, z zastrzeżeniem art. 14 ust. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej „RODO” – Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy (dalej: „IOŚ-PIB”) jako Administrator danych osobowych, informuje:

I. Administratorem danych osobowych jest IOŚ-PIB z siedzibą w Warszawie, ul. Słowicza 32, 02-170 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000032034. W imieniu IOŚ-PIB działa Dyrektor.

II. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (dalej: „IOD”) w IOŚ-PIB: Agata Smerd iodo@ios.edu.pl lub tel. (22) 37 50 593.

III. Kategorie osób/podmiotów, których dane dotyczą oraz informacja o wymogach/warunkach podania danych:

1. Podmioty wprowadzające dane i informacje do systemu KŚW oraz użytkownicy wskazani przez te podmioty:
   Podanie danych jest wymogiem wynikającym z:
   • art. 64 ust 1 ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych
   • art. 3 ust 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/1842 z dnia 31 października 2019 r. ustanawiającego zasady stosowania dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do dalszych ustaleń dotyczących dostosowań przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji ze względu na zmiany w poziomie działalności
   • oraz pkt 1.1 lit e), pkt 1.2 lit a) oraz pkt 1.6 lit c) Załącznika nr IV do rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/331 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie ustanowienia przejściowych zasad dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji w całej Unii na podstawie art. 10a dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Tekst mający znaczenie dla EOG.)
2. Użytkownicy systemu KŚW oraz inne osoby – w zakresie udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, prowadzenia szkoleń związanych z KŚW.
   Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów.
3. Osoby upoważnionego przedstawiciela i głównej osoby wyznaczonej do kontaktów ze strony weryfikatora, o których mowa w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) 2019/331 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie ustanowienia przejściowych zasad dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji w całej Unii na podstawie art. 10a dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.
   

IV. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1c) oraz lit e) RODO - w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym zgodnie z przepisami:

• art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych
• art. 3 ust 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/1842 z dnia 31 października 2019 r. ustanawiającego zasady stosowania dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do dalszych ustaleń dotyczących dostosowań przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji ze względu na zmiany w poziomie działalności
• oraz pkt 1.1 lit e), pkt 1.2 lit a) oraz pkt 1.6 lit c) Załącznika nr IV do rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/331 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie ustanowienia przejściowych zasad dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji w całej Unii na podstawie art. 10a dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Tekst mający znaczenie dla EOG.)

W celu prowadzenia KŚW:

• w kategorii dane zwykłe (podmiotów upoważnionych do wprowadzania danych i informacji do systemu KŚW oraz użytkowników wskazanych przez te podmioty) - na podstawie ww. przepisów.

Prowadzenia czynności pomocowych i wspierających użytkowników systemu KŚW w szczególności w celu:

1. udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych,
2. wykonania obowiązku prawnego udzielenia informacji na żądanie upoważnionych organów władzy publicznej, organów administracji i sądów oraz udzielania informacji o środowisku,
3. prowadzenia szkoleń związanych z KŚW
   • w kategorii dane zwykłe (w związku z. art 3 ust 2 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1077, z późn. zm.)

V. Źródło pochodzenia danych osobowych:

1. Dla podmiotów wprowadzających dane i informacje do systemu KŚW, użytkowników wskazanych przez te podmioty:
   Dane osobowe pochodzą z formularza rejestracji użytkownika podmiotu w Krajowej bazie o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji (użytkownik główny w systemie KŚW), formularza rejestracji użytkownika systemu KŚW tzw. użytkownik dodatkowy w systemie KŚW (dostępny dla zalogowanego użytkownika głównego) oraz formularza dodawania raportu dotyczącego poziomu działalności (dostępny dla zalogowanego użytkownika). Dane pochodzące z formularza zmiany znajdującego się w systemie Krajowej bazy wczytywane są automatycznie do KŚW w odniesieniu do użytkownika głównego. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania dostępu do KŚW.
2. Dla czynności pomocowych i wspierających użytkowników KŚW w szczególności w celu udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, udzielania informacji na żądanie upoważnionych przedstawicieli władzy publicznej, organów administracji i sądów:
   Dane osobowe podawane są bezpośrednio przez osoby, których dotyczą, w momencie realizacji ww. celów tj. podczas zgłaszania problemu czy składania wniosku o udzielenie informacji. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości realizacji wyżej wskazanych celów. Ponadto podczas korzystania z usługi GoogleMapsApi podczas wyświetlania i korzystania przez użytkowników systemu KŚW z dostępnych na stronie map Google, dane z komputera mogą być przekazywane do Google na zasadach wskazanych na stronach https://policies.google.com/privacy?hl=pl
3. W stosunku do upoważnionych przedstawicieli i głównej osoby wyznaczonej do kontaktów ze strony weryfikatora - dane są podawane przez użytkowników KŚW w formularzu raportu o poziomach działalności oraz w formularzu udostępniania raportu weryfikatorowi do weryfikacji.
   

VI. Do danych osobowych mogą mieć dostęp organy władzy publicznej uprawnione do uzyskania takich informacji na podstawie przepisów prawa. Do danych osobowych mogą mieć dostęp uprawnione na podstawie umowy powierzenia podmioty obsługi informatycznej (system elektronicznego zarządzania korespondencją ERP, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów), firmy zewnętrzne świadczące usługi Help Desk oraz biegli rewidenci, firmy prawnicze.

VII. Kategoriami przetwarzanych danych osobowych są:

1. Dla podmiotów wprowadzających dane i informacje do systemu KŚW oraz użytkowników wskazanych przez te podmioty:

   W przypadku wykazu zawierającego dane osób upoważnionych:

   • imię i nazwisko oraz stanowisko osoby upoważnionej;
   • adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej
   • numer telefonu,
   • numer fax
2. Dla czynności pomocowych i wspierających użytkowników systemu KŚW w szczególności w celu udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, udzielania informacji na żądanie upoważnionych przedstawicieli władzy publicznej, organów administracji i sądów: w zależności od rodzaju prowadzonego działania mogą to być następujące kategorie danych osobowych: nazwisko i imię, stanowisko, nazwa podmiotu, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, numer fax.
3. W stosunku do upoważnionych przedstawicieli i głównej osoby wyznaczonej do kontaktów ze strony weryfikatora nazwa i adres weryfikatora, informacje kontaktowe upoważnionego przedstawiciela i głównej osoby wyznaczonej do kontaktów, jeżeli są inne nazwa krajowej jednostki akredytującej, która akredytowała weryfikatora numer rejestracyjny wydany przez krajową jednostkę akredytacyjną

VIII. Okresy przetwarzania danych osobowych:

1. dane osobowe w systemie KŚW będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku ustawowego ciążącego na administratorze, nałożonego na KOBiZE i IOŚ-PIB art. 3 i 4 ustawy o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji.
2. w odniesieniu do udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych
   • w sytuacji, gdy zapytaniu zostanie nadany bieg sprawy, zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB, czas przechowywania dokumentów kat. 613 „raporty i sprawozdania uczestników systemu handlu uprawnieniami do emisji”, wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. BE10),
   • przechowywanie danych związanych z rozmową telefoniczną kończy się wraz z zakończeniem udzielania informacji, ponieważ rozmowy nie są nagrywane,
   • ze względu na ewentualną konieczność obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 10 lat po udzieleniu odpowiedzi (art. 442 (1) § 1 Kodeksu cywilnego).
3. w odniesieniu do udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów władzy publicznej, organów administracji i sądów:
   • zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 0250, 0251 Obsługa prawna spraw sądowych i spraw w postępowaniu administracyjnym wynosi od udzielenia informacji: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch BE10). Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.
   • W pozostałych sprawach czas przechowywania dokumentów kat. 613 „raporty i sprawozdania uczestników systemu handlu uprawnieniami do emisji”, wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. BE10),
   • w przypadku udostępniania informacji publicznej okres przechowywania wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. B10)
4. w odniesieniu do wniosków osoby, której dane dotyczą, w sprawie realizacji praw osoby, o których mowa w art. 15-21 RODO:
   
   • zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 0132 Ochrona danych osobowych wynosi od zamknięcia sprawy: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. B10).

IX. Zgodnie z art. 15, 16, 17, 18, 19, 21, RODO, z ograniczeniami wskazanymi w przepisach RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz poniżej przysługuje Państwu prawo do:

1. dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo do sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;
2. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Ograniczenia:

Administrator, przy zapewnieniu odpowiednich środków służących ochronie interesu lub podstawowych praw i wolności osoby, nie przekazuje informacji, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (prawo dostępu do danych), jeżeli wykonanie tych obowiązków:

• uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego lub
• naruszy ochronę informacji niejawnych.

W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO (prawo dostępu do danych), wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, administrator wezwie osobę, której dane dotyczą, do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

Przepis art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 oraz z 2018 r. poz. 149 i 650) stosuje się odpowiednio.

Osobom, których dane dotyczą nie przysługuje prawo do:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych zbieranych
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

X. W ramach przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

XI. Zamawiający nie zamierza przekazywać danych poza EOG (z wyjątkiem sytuacji opisanej w punkcie V.3).